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Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Webseite besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Die Datenverarbeitung auf dieser Webseite erfolgt durch den Webseitenbetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Verantwortliche Stelle" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist:

Z&F Marketing UG (haftungsbeschränkt) i.G.
Riphahnstraße 18a
50769 Köln
Vertreten durch den Geschäftsführer: Ayyoub Zeriouh
Telefon: +49 163 3655392
E-Mail: kontakt@marketing-doctors.de

3. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht auf:

  • Berichtigung oder Löschung dieser Daten (Art. 16, 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

4. Hosting

Diese Webseite wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Anbieter ist die Netlify, Inc., 2325 3rd Street, Suite 296, San Francisco, CA 94107, USA. Beim Aufruf der Seite fallen technisch bedingt Daten an, die Netlify in Server-Logfiles speichert:

  • IP-Adresse,
  • Browsertyp und Browserversion,
  • verwendetes Betriebssystem,
  • Referrer-URL,
  • Hostname des zugreifenden Rechners,
  • Uhrzeit der Serveranfrage.

Zweck: technische Bereitstellung und Absicherung der Webseite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen nehmen wir nicht vor.

Speicherdauer: sechs Monate, danach werden die Logfiles automatisch gelöscht.

Drittlandtransfer: Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA. Die Übermittlung in dieses Drittland ist über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (SCC) abgesichert.

Auftragsverarbeitung: Mit Netlify wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Das Data Processing Addendum ist unter netlify.com/pdf/netlify-dpa.pdf einsehbar.

5. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

6. Kontaktaufnahme & Terminbuchung

Wenn Sie uns per E-Mail oder über die Online-Terminbuchung kontaktieren, werden Ihre Angaben zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ein allgemeines Kontaktformular bieten wir auf dieser Webseite nicht an. Schreiben Sie uns per E-Mail, gelten die üblichen Bedingungen der E-Mail-Übertragung; Ihre Nachricht erreicht uns direkt, ohne Umweg über einen Formulardienst.

Für die Online-Terminbuchung nutzen wir den Dienst Cal.com, Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA. Bei Klick auf den Button „Termin vereinbaren" öffnet sich ein Buchungsfenster (Popup), das direkt in unsere Webseite eingebunden ist. Dabei werden bereits beim Öffnen des Popups technische Daten (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen) an Cal.com übertragen. Bei erfolgter Buchung verarbeitet Cal.com zusätzlich die von Ihnen eingegebenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Terminwunsch).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme). Mit Cal.com besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO.

Zur Durchführung des gebuchten Termins wird automatisch ein Google Meet-Videokonferenzlink erzeugt. Hierbei werden Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse zusätzlich an die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, übermittelt. Es gilt insoweit die Datenschutzerklärung von Google. Mit Google besteht ebenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Laden erst auf Ihren Klick: Solange Sie den Button nicht anklicken, ist auf dieser Webseite kein Bestandteil von Cal.com eingebunden und es werden keinerlei Daten dorthin übertragen — auch keine, wenn Sie nur auf der Seite lesen. Erst Ihr Klick lädt das Buchungsfenster, und er ist zugleich Ihre ausdrückliche Aufforderung, einen Termin zu vereinbaren. Die Übertragung ist damit Teil genau des Dienstes, den Sie angefordert haben; eine gesonderte Cookie-Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Möchten Sie gar keine Daten an Cal.com übermitteln, erreichen Sie uns stattdessen per E-Mail.

7. Formularübermittlung: Kunden-Fragebogen & Datei-Uploads

Für die Gestaltung einer Praxiswebseite stellen wir unseren Kundinnen und Kunden unter marketing-doctors.de/fragebogen/webseite und marketing-doctors.de/fragebogen/corporate-design zwei ausführliche Fragebögen bereit — einen zur Praxiswebseite und einen zum Corporate Design. Sie werden über Netlify Forms unter den Formularbezeichnungen „fragebogen" und „fragebogen-corporate-design" übertragen; weitere Formulare gibt es auf dieser Webseite nicht. Dabei werden umfangreiche Angaben zur Praxis erhoben — insbesondere auch Angaben über Personen, die den Fragebogen nicht selbst ausfüllen.

Erhobene Daten, geordnet nach den Schritten des Fragebogens:

  • Praxis-Grunddaten: Praxisname als Marke und in der rechtlichen Schreibweise, Inhaber:in mit Titel, Fachrichtung, ladungsfähige Anschrift, Telefon, E-Mail, Praxistyp, Öffnungszeiten sowie Angaben zur Notfallversorgung samt Rufnummer und Erreichbarkeit,
  • Ärzt:innen und Behandler:innen — je Person: Name, Titel und Berufsbezeichnung, Staat der Verleihung, Werdegang, Qualifikationen, Mitgliedschaften, fachlicher Schwerpunkt, Portraitfoto sowie die Bestätigungen zu Einwilligung und Information der Betroffenen,
  • Leistungen: Bezeichnung, Zielgruppe, Abrechnungsart, Ablaufschritte, Dauer, Vorbereitung, häufige Patientenfragen und die Zuordnung, welche Person welche Leistung anbietet,
  • Positionierung: Unterscheidungsmerkmale, Vertrauens-Fakten, Zielgruppe, Anrede, Tonalität, Zertifizierungen und Auszeichnungen samt Logos und Siegeln, allgemeine Patientenfragen und Slogan,
  • Design und Bildmaterial: Primär-, Sekundär- und Akzentfarbe, Stilrichtung, Logo, CI-Manual, Referenzlinks, Praxisfotos, Geräte- und Behandlungsraumfotos sowie die Bestätigung der Nutzungsrechte,
  • Funktionen und Technik: gewünschter Call-to-Action und dessen Priorität, Terminbuchungssystem, Kontaktformular, Karriereseite mit Stellen und Bewerbungsweg samt Bewerbungs-E-Mail, Blog mit Themen, Inhaltsangaben und fachlich zeichnender Person je Artikel, weitere Unterseiten, Wunsch-Domain mit Registrierungsstatus und Anbieter sowie Social-Media-Kanäle,
  • Bestehende Online-Präsenz: URL der aktuellen Webseite, Link zum Google-Unternehmensprofil, Bewertungsnoten mit Anzahl und die angestrebten Suchbegriffe samt Region,
  • Rechtliches: zuständige Ärztekammer, Aufsichtsbehörde, Berufshaftpflichtversicherer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datenschutzbeauftragte:r sowie Links zu bestehendem Impressum und bestehender Datenschutzerklärung,
  • Projektrahmen: gewünschter Go-Live-Termin, primärer Ansprechpartner mit Erreichbarkeit, interne Freigabeberechtigung und freie Anmerkungen.

Erhobene Daten im Fragebogen zum Corporate Design:

  • Praxis-Grunddaten: Praxisname als Marke und in der rechtlichen Schreibweise, Inhaber:in mit Titel, Fachrichtung, Praxisform, Anschrift, Telefon, E-Mail, Webseite sowie weitere Angaben, die auf Drucksachen erscheinen sollen — etwa Bankverbindung, Faxnummer oder Sprechzeiten,
  • Ausgangslage: bestehendes Erscheinungsbild, hochgeladene Gestaltungsdateien wie Logo, CI-Handbuch und Fotos vorhandener Materialien, sowie der Anlass des Auftrags,
  • Markenkern: Zielgruppe, Unterscheidungsmerkmale und die gewünschte sowie die ausgeschlossene Wirkung,
  • Markenname: falls gewünscht die Richtung für Namensvorschläge und der Wunsch nach einer Domainprüfung,
  • Design: gewünschtes Logo-Motiv samt Beschreibung und hochgeladenen Skizzen, Primär- und Sekundärfarbe sowie optional weitere Farben mit ihrem Verwendungszweck, ausgeschlossene Farben, Stilrichtung, Bildsprache, Referenzen sowie hochgeladenes Bildmaterial,
  • Umfang und Inhalte: die zu gestaltenden Materialien, Druckwunsch und Mengen, die zu erhebenden Angaben eines Anamnesebogens, Flyerthemen, Orte der Beschilderung sowie die auf den Materialien genannten Personen mit Name, Titel und Funktion samt der Bestätigung ihrer Einwilligung,
  • Rechtliches: zuständige Kammer, gesetzliche Berufsbezeichnung mit Verleihungsstaat und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Projektrahmen: gewünschter Fertigstellungstermin, Ansprechpartner, Freigabeberechtigung und freie Anmerkungen.

Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens sowie die Erstellung und Betreuung der beauftragten Webseite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person beziehungsweise die Erfüllung des Vertrags mit der Praxis.

Verantwortlichkeit für die Angaben zu Dritten: Angaben zu behandelnden Personen und zu Personen, die auf Drucksachen genannt werden, übermittelt uns die Praxis. Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO bleibt insoweit die Praxis; wir werden für sie als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO tätig. Die Praxis ist dafür verantwortlich, die betroffenen Personen nach Art. 14 DSGVO zu informieren und die für die Veröffentlichung von Fotos erforderlichen Einwilligungen einzuholen. Wir fragen beides im Fragebogen ausdrücklich ab.

Technische Abwicklung: Die Übertragung und Speicherung erfolgt über den Formulardienst unseres Hosters (Netlify Forms, Netlify, Inc.), einschließlich der hochgeladenen Dateien. Es gelten dieselben Bedingungen wie im Abschnitt „Hosting" beschrieben — insbesondere die Übermittlung in die USA auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Empfänger: Die Verarbeitung erfolgt über Netlify. Zur Benachrichtigung werden die Formulardaten anschließend an Make.com und Microsoft 365 weitergeleitet — Einzelheiten dazu in Abschnitt 8 („Automatisierung und Benachrichtigung"). Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht weiter.

Zwischenspeicherung im Browser: Während des Ausfüllens speichern wir die eingegebenen Texte lokal in Ihrem Browser, damit ein versehentlicher Seitenwechsel die Arbeit nicht zunichtemacht. Diese Zwischenspeicherung verbleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht an uns übertragen. Hochgeladene Dateien werden dabei nicht zwischengespeichert. Mit dem Absenden wird der Entwurf gelöscht; Sie können ihn jederzeit selbst über die Browsereinstellungen entfernen.

Speicherdauer: Die Einsendung samt hochgeladener Dateien löschen wir sechs Monate nach Abschluss der Anfrage, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht — etwa bei einem Vertragsabschluss nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben. Davon unberührt bleiben Dateien, die vereinbarungsgemäß auf Ihrer Webseite veröffentlicht sind, sowie Unterlagen, die wir zur Erfüllung des laufenden Auftrags weiterhin benötigen. Auf Wunsch löschen wir die Einsendung auch früher.

8. Automatisierung und Benachrichtigung

Eingehende Formulardaten werden über Make.com automatisiert weiterverarbeitet und lösen E-Mail-Benachrichtigungen über Microsoft 365 (Outlook / Exchange Online) aus — eine interne Benachrichtigung an uns sowie eine Bestätigungsmail an die anfragende Person.

Make.com

  • Anbieter: Celonis, Inc. (Betreiber von Make),
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und zeitnahen Bearbeitung eingehender Anfragen,
  • Drittlandtransfer: USA, abgesichert über das Data Privacy Framework (DPF), hilfsweise über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (SCC).

Mit Celonis/Make wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Das Data Processing Agreement ist unter make.com/data-processing-agreement.pdf einsehbar.

Microsoft 365 (Outlook / Exchange Online)

  • Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland — Mutterunternehmen ist die Microsoft Corporation, USA,
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und zeitnahen Bearbeitung eingehender Anfragen,
  • Speicherort: Die Postfachdaten werden im Rahmen der EU-Datengrenze (EU Data Boundary) in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert,
  • Drittlandtransfer: in begrenztem Umfang USA, etwa bei Support und technischer Wartung — abgesichert über das Data Privacy Framework (DPF), hilfsweise über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (SCC).

Mit Microsoft gilt das Data Protection Addendum (DPA) nach Art. 28 DSGVO. Es ist unter microsoft.com/licensing — Data Protection Addendum einsehbar.

Speicherdauer: sechs Monate, entsprechend der Speicherdauer der zugrunde liegenden Formulardaten.

9. Cookies & Einwilligung

Beim ersten Aufruf unserer Webseite fragen wir Sie über einen Hinweisbanner, ob Sie der Nutzung von Statistik-Cookies zustimmen. Bis zu Ihrer Entscheidung werden keine Cookies zu Analysezwecken gesetzt und keine Daten an Dritte übertragen.

Das Buchungsfenster von Cal.com ist von dieser Entscheidung nicht betroffen: Es wird nicht automatisch geladen, sondern ausschließlich durch Ihren Klick auf „Termin vereinbaren" — und damit auf Ihre ausdrückliche Aufforderung hin (siehe Abschnitt 6). Wählen Sie „Nur notwendige", bleibt die Terminbuchung also nutzbar.

Lediglich Ihre Entscheidung selbst speichern wir lokal in Ihrem Browser, damit der Banner nicht bei jedem Besuch erneut erscheint. Diese Speicherung ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und bedarf keiner Einwilligung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über die Schaltfläche „Cookie-Einstellungen" am Ende jeder Seite.

10. Google Analytics

Diese Webseite nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Dienst wird ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Google Analytics setzt Cookies und erfasst Informationen über Ihre Nutzung der Webseite, insbesondere:

  • aufgerufene Seiten und Verweildauer,
  • Herkunft des Besuchs (Referrer),
  • ungefährer Standort auf Basis der gekürzten IP-Adresse,
  • verwendetes Gerät, Betriebssystem und Browser.

Die IP-Anonymisierung ist aktiviert: Ihre IP-Adresse wird von Google gekürzt, bevor sie gespeichert wird. Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Identifizierung Ihrer Person nehmen wir nicht vor. Da eine Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann, stützt sich der Transfer auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Widerrufen Sie Ihre Einwilligung über die Schaltfläche „Cookie-Einstellungen", löschen wir die gesetzten Analyse-Cookies und laden den Dienst nicht mehr. Zusätzlich können Sie die Erfassung durch Google Analytics browserweit über das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics unterbinden.

11. Schriftarten & externe Inhalte

Die verwendete Schriftart (Plus Jakarta Sans) liefern wir von unserem eigenen Server aus. Eine Verbindung zu Google Fonts findet nicht statt. Karten, Videos und Social-Media-Elemente binden wir nicht ein. Der einzige eingebettete Dienst Dritter ist das Buchungsfenster von Cal.com — es lädt nicht beim Seitenaufruf, sondern erst, wenn Sie den Button „Termin vereinbaren" anklicken (siehe Abschnitt 6). Externe Links, etwa zu Bewertungsportalen, werden erst durch Ihren Klick aufgerufen und übertragen vorher keine Daten.